Toda empresa o entidad cuenta con sus archivos donde guardan todos los documentos que tienen referencia con la misma. En algunos casos, los archivos albergan información relativa a otros asuntos, como pueden ser archivos de organizaciones gubernamentales, ayuntamientos. La documentación y/o archivos que se almacenan a lo largo de los años, requieren de un orden y cuidado para saber en qué lugar se encuentra cada documento.
En tiempos que parecen remotos, esta tarea se realizaba en archivadores que se encontraban en estancias destinadas al archivo de toda la documentación. De ahí su nombre obvio, archivos. En estas salas, podías y aun puedes, encontrar todo tipo de documentos en papel desde tiempos inmemoriales. Todo debe estar debidamente ordenado y colocado, por días, semanas, meses y años. Carpetas, en menor medida cuadernos y grandes archivadores, llenan estas salas donde buscar un documento puede convertirse en una ardura tarea. Tan difícil como buscar esa aguja en el pajar.
Desde Micrologic, nos aseguran que todo eso esta a punto de terminar para las empresas y entidades que aun no hayan optimizado sus recursos. Gracias a los softwares de gestión documental, esto de buscar en los archivos, es cosa de niños.
Qué es la gestión documental
Este concepto de reciente cuño, no es más que lo que se hacia antes de manera analógica, pero en versión actual y, por tanto, digitalizada. Algo que lógicamente, conlleva una serie de ventajas asociadas.
Para llevar a cabo una buena gestión documental hay que entender el concepto, puesto que incluye una serie de normas que se aplican para poder gestionar los documentos que se generan y reciben dentro de cualquier organización.
La gestión debe facilitar su recuperación una vez, se haya guardado. Permitir la extracción de información y eliminar la información innecesaria, así como conservar los documentos importantes durante el tiempo en el que sean útiles. Una vez que el documento no es necesario, el propio sistema de gestión debe permitir su destrucción.
Para llevar a cabo esta misión, es necesario utilizar métodos tan eficaces como eficientes.
Hablar de un sistema de gestión documental es hablar de una forma automatizada de llevar a cabo las siguientes tareas implicadas en la gestión documental: organizar, asegurar, capturar, digitalizar, etiquetar, aprobar y completar tareas a través de la versión digitalizada de los documentos y archivos que se incluyen en la gestión de la entidad.
Gracias, como no, a la tecnología digital, existen softwares específicos para controlar y organizar todo tipo de documento perteneciente a una entidad. Este software, es capaz de realizar todas esas funciones incorporando capturas y contenido; utilizando flujos de trabajo, repositorios de documentos, sistemas de recuperación de información, etc.
Algunas de las características principales en la gestión documental son el chek-in/check-out y bloqueo, que coordinan la edición simultanea de documentos para evitar que los cambios de una persona no sobrescriban los de otra. El control de versiones que puede mantener el historial de creación del documento actual y sus diferencias con las versiones anteriores. El roll-back para recuperar una versión anterior en caso de error. Los registros de custodia que permiten la reconstrucción de quien hizo que en un documento durante su existencia en el sistema. También permite añadir comentarios y marcas.
Este tipo de gestión particular, puede ser parte de una gestión mayor en el ámbito empresarial.
El objetivo es mantener en orden y bajo control toda la documentación, poder acceder a ella directamente sin tener que buscarla y realizar el tratamiento correspondiente para su archivo o destrucción cuando sea necesario.
Contando con un sistema de gestión documental, las facilidades para llevar a cabo estas tareas, con notables.
Ventajas del software de gestión documental
Estos sistemas facilitan a las empresas y entidades, la combinación de archivos en papel y digitales desde un único lugar. El escaneado de los documentos físicos permite que junto a los formatos digitales puedan incluirse en un mismo lugar.
Entre las ventajas del sistema hay que destacar la ya citada facilidad de almacenaje. El propio sistema, se convierte en un repositorio de archivos y documentación donde almacenar todos los documentos importantes. El acceso posterior es sencillo y desde ahí se pueden visionar, cambiar o compartir los documentos. Se evita la perdida de tiempo que conlleva la búsqueda en carpetas y archivadores de un solo documento.
Otra ventaja que ofrece el sistema de gestión documental es la seguridad de los propios documentos. Una inadecuada o mala gestión puede derivar en que una información importante sea expuesta a personas equivocadas. Un buen sistema de gestión protege la información confidencial mediante la aplicación de políticas de seguridad rigurosas y un control de acceso que solo pueden pasar personas autorizadas. En casos extremos como incendios o inundaciones, los sistemas de gestión documental basados en la nube, pueden garantizar que los datos permanezcan intactos.
El acceso a la documentación en el momento en que sea necesario es otra ventaja añadida. En unos pocos clics el documento estará en la pantalla sin necesidad de hacer búsquedas físicas en los acostumbrados archivos llenos de polvo.
Este factor implica una organización absoluta de la documentación: etiquetas, categorías, subcategorías, etc.
Ahorra tiempo, ahorra costes. La eficiencia del empleado aumenta y el coste del sistema es reducido.
La capacidad para compartir archivos y colaborar en ellos es otro plus de estos sistemas. Con la funcionalidad de registro, se puede saber quien ha visto y editado los archivos, con lo que puede contribuir a la eliminación de errores de proceso e ineficiencias de los empleados.
Contar con un sistema de gestión documental es el sueño de muchos de los archiveros de la historia, hecho realidad. Poder gestionar toda la documentación desde un mismo lugar, sin tener que buscar, cotejar o archivar y desarchivar, es una gran ventaja para los encargados de la documentación y su custodia.
Cualquier empresa, entidad u organización e incluso pequeño negocio, debería, si no lo hace ya, utilizar un sistema de gestión documental para facilitarse la tarea. Además de ahorrarse por igual los quebraderos de cabeza que reporta todo lo relacionado con la documentación y su gestión particular.