La respuesta a esta pregunta es en realidad el temido “depende”, porque los horarios, las preferencias personales y las culturas laborales varían de una empresa a otra. Sin embargo, existen pautas generales con respecto a los horarios de las reuniones: se informa que el 17% de una semana laboral típica se dedica a reuniones; determinar los mejores horarios para las reuniones puede resultar en una productividad significativa.
Programar una reunión entre las 14:30 y las 15:00 es un buen equilibrio entre antelación y suficiente tiempo de preparación
Los expertos en coworking Mitre Work Space, recomiendan realizarlas los martes a las 14:30 a. m. y a las 15:00 a. m. La disponibilidad es la razón principal, ya que la mayoría de los participantes se sienten menos presionados a asistir a una reunión con una lista de tareas más corta. Sostiene que las 3:00 a. m. es lo suficientemente temprano como para que los participantes no comiencen a mirar el reloj y les da tiempo suficiente para preparar los materiales.
Otra opción: horarios de encuentro no exactos y específicos
Un excelente método alternativo es el enfoque de grandes empresas que establecen horas de inicio y finalización específicas para las reuniones para mantener a los participantes concentrados. Por ejemplo, comenzar una reunión exactamente a la 13:16 y terminar a la 13:57 podría despertar la curiosidad y la atención de los participantes, lo que supuestamente los hará más comprometidos y preparados.
Nuestra recomendación de mejor hora para reunirse es a las 10:30 de la mañana
No sólo las personas están más frescas por la mañana, sino que la fatiga y la cantidad de decisiones que tomamos a lo largo del día aumentan, lo que nos dificulta tomar una mejor decisión. Entre el equilibrio entre dar tiempo a los participantes para prepararse y el agotamiento mental de la jornada laboral, tenderíamos a sacrificar el tiempo de preparación para obtener mejores resultados en las reuniones.
Cómo nos afecta tener una reunión laboral a una determinada hora
Una reunión a las 13.30 horas. El almuerzo es difícil para los empleados. Los ojos casi se cierran y ni siquiera el café negro ayuda. No es una situación ideal para una reunión. Se puede evitar. ¿Pero cómo?
En la vida laboral cotidiana confluyen personas que se levantan poco y tarde, madrugadores y noctámbulos. Hay estudios al respecto. Según esto, hay ocasiones en las que todos funcionamos de manera similar. Definitivamente puedes y debes tener en cuenta estos hallazgos al planificar una reunión.
8:00 – 10:00: Fase de puesta en marcha
Estamos despiertos, pero aún no somos completamente productivos. Los madrugadores, por otro lado, ya han tenido su primer máximo. Algunos ya están en forma a las 4 de la mañana y luego tienen su primer “pico de rendimiento”.
10:00 – 12:00: Fase de máximo rendimiento
Alta concentración, ahora incluso los más tardíos están despiertos. ¡El momento perfecto para aprender cosas nuevas y memorizar lo aprendido!. Un buen momento para reuniones, especialmente cuando se trata de finanzas o estrategias.
12:00 – 14:00: Pausa para la comida
La concentración de la mañana disminuye hacia el mediodía y nos distraemos más fácilmente. Se produce cansancio después de comer, también conocido como “coma alimentario”.
Sin embargo, durante la comida, puede ser un buen momento de trabajo rutinario. Permite que la mente divague más libremente y, por tanto, permita soluciones alternativas. Somos más creativos. Si quieres encontrar nuevas ideas y pensar abiertamente en una reunión, una comida es un buen momento.
14:00 – 16:00: Segundo máximo después de la sobremesa
Poco a poco, la energía vuelve a subir. Desafortunadamente, la concentración ya no es tan buena como por la mañana. Por cierto: ahora sería el mejor momento para moverse, los músculos ahora están en su punto más eficiente. ¿Quizás una reunión permanente sería positivo?
16:00 – 21:00: Anochecer
La concentración se desvanece lentamente y nos cansamos. Es hora de una cena relajante. Sin embargo, aquí se aplica lo mismo que a la hora del almuerzo: el cansancio te hace creativo. Perfecto para una reunión inspiradora y relajada. Otro punto culminante de la productividad espera a los noctámbulos, los demás esperan con ansias irse a la cama.
Noche: ¡Dormir!
Deberíamos descansar por la noche. Cómo y cuándo empezamos el día varía. Para algunas personas, su reloj biológico ya corre a toda velocidad a las 4 de la madrugada. Para otros, nada funciona en absoluto.
El mejor momento para las reuniones importantes: la regla de 10 a 12
Siempre es emocionante ver qué sucede en empresas especialmente exitosas, qué procesos se aplican allí y a qué se le da gran importancia. En el mejor de los casos, puedes aprender de esto para tu propio trabajo. Jeff Bezos, el CEO de Amazon, ahora ha explicado y justificado su regla de 10 a 12 . Detrás de esta sencilla regla se esconde la mejor fecha para las reuniones de Bezos. La regla 10 a 12 no es nada arbitraria, sino que se basa en una buena planificación diaria y una importante autoevaluación. Mostramos por qué la regla de 10 a 12 funciona tan bien para las reuniones y cómo puedes utilizarla a tu favor.
Cuando se programa una reunión, la fecha generalmente se fija basándose en un principio : ¿Cuándo pueden hacerlo todos los participantes? Por supuesto, esto es importante para garantizar que todo el equipo, o al menos aquellos para quienes la reunión es importante, puedan estar presentes.
Sin embargo, una pregunta que rara vez se hace de antemano es: ¿Tiene realmente sentido el momento? Porque puede marcar una gran diferencia si la reunión se celebra por la mañana según la regla de las 10 a las 12 o a las 16:30 a última hora de la tarde.
Entre las 10 y las 12 horas las reservas de energía son mucho mayores, la concentración es máxima y es mucho más fácil tratar temas complejos. Al final de la tarde, tus reservas mentales ya se han agotado, el final del trabajo ya está en tu mente y la concentración es casi imposible.
El propio Jeff Bezos dice que programa todas las reuniones que son importantes y lo desafía mentalmente según la regla del 10 a 12. Esto le permite tomar mejores decisiones, lo cual es extremadamente importante en su rol de CEO.
Pero otras posiciones también se benefician de la regla de 10 a 12. Ya seas director general o empleado, cualquiera que se concentre plenamente, piense analíticamente y participe en la reunión con compromiso y motivación, la sacará adelante y al final obtendrá mejores resultados.
Otras ventaja de la regla de 10 a 12 incluye:
- Se pueden programar otras citas en consecuencia: la regla de 10 a 12 crea rápidamente una rutina correspondiente para que los conflictos de citas ocurran con menos frecuencia. Todo el mundo sabe que estos tiempos deben mantenerse libres si es posible y pueden planificar su propio horario diario y semanal en consecuencia.
- Los participantes están mejor preparados: si las reuniones importantes se programan según la regla de 10 a 12, todos los involucrados podrán estar mejor preparados. No sólo la fecha está clara de antemano, sino que también hay cuestiones cruciales que requieren preparación.
Cómo utilizar la regla de las 10 a las 12
Por supuesto, la forma más sencilla de beneficiarse de la regla de 10 a 12 es simplemente adoptar el concepto. En el futuro, planea programar reuniones importantes entre las 10 y las 12 para mejorar la calidad de las reuniones y los resultados alcanzados en ellas.
Sin embargo, hay más que puedes hacer para beneficiarte de la regla de 10 a 12. Hay algunos puntos que debes tener en cuenta y lo más importante, debes adaptar la idea a tus propias necesidades y requerimientos. Utiliza los siguientes consejos para aprovechar al máximo la regla de 10 a 12:
1. Encuentra tu mejor tiempo personal: de 10 a 12 es el horario óptimo y funciona para muchos empleados como un momento de alta concentración y rendimiento. Sin embargo, esto no necesariamente tiene que aplicarse a ti. Es posible que estés mucho más concentrado y tomes mejores decisiones una hora antes o después.
Algunos tienen especial éxito a primera hora de la mañana, otros sólo se ponen en forma por la tarde. Cuestiónate, observa tus hábitos y tu curva de rendimiento. Entonces, la regla de 10 a 12 puede convertirse en una regla de 8:30 a 10:30 para ti.
2. Establece prioridades: para que la regla de 10 a 12 funcione, se requiere disciplina y prioridades. En cualquier momento de la vida laboral cotidiana pueden surgir temas importantes.
Aquí es mejor recordar la regla del 10 al 12 y posponer la decisión final hasta el día siguiente. En lugar de tomar una mala decisión a las 6 de la tarde, justo antes del trabajo, deberías volver a pensar en ello a la mañana siguiente. Casi nada no se puede posponer medio día.
3. Ajusta tu rutina diaria: si se programa una reunión de 10 a 12, debes planificar tu día en consecuencia. ¿Cuánto tiempo tienes de antemano? ¿Qué debes hacer en esta etapa y cómo prepararte para la importante reunión?
También debes ajustar tu rutina diaria después. ¿Qué impacto puede tener la reunión? ¿Es posible que esto resulte en tareas pendientes de las que debas ocuparte? Puede tener sentido dejar suficiente espacio para que la implementación pueda comenzar inmediatamente después de una reunión importante.
4. Comunicarte en equipo: como director ejecutivo de Amazon, Jeff Bezos puede esperar que todos sigan su regla de 10 a 12. En otros casos, puede tener sentido comunicarse abiertamente con el equipo. Si se trata de una decisión importante como directivo, tiene sentido adaptar la reunión en consecuencia.
Si, por el contrario, se trata de una reunión periódica donde se discuten los avances y se recogen ideas, todos los participantes deben, si es posible, estar concentrados y en una fase creativa.
